¿Qué es el expediente previo al matrimonio civil?
Todo matrimonio civil precisa de la realización de un expediente previo, que deberá tramitarse en el Registro Civil del domicilio de cualquiera de los contrayentes, por el cual se autorice a éstos a contraer matrimonio. Solo una vez tramitado y resuelto favorablemente el expediente puede autorizarse el matrimonio por la autoridad que se elija (Juez del Registro Civil, Alcalde o Concejal en quien delegue de cualquier municipio de España, Ayuntamiento… etc.
¿Dónde se tramita el expediente previo al matrimonial?
El artículo 238 del Reglamento de la Ley Registro Civil de España establece que “es competente para la instrucción del expediente previo a la celebración del matrimonio el Juez Encargado o de Paz, o el Encargado del Registro Civil consular, correspondiente al domicilio de cualquiera de los contrayentes”.
Por tanto, habrá de presentarse la documentación que se indica a continuación en el Registro Civil que corresponda al domicilio de cualquiera de los contrayentes. Así, si cualquiera de los futuros cónyuges tiene su residencia habitual en Japón, los contrayentes podrán tramitar el expediente previo en la Sección Consular de esta Embajada, si los futuros cónyuges tienen su residencia en Colombia, los contrayentes podrás tramitar el expediente precio en la Oficina Consular de la embajada española de ese país colombiano. Del mismo modo, aun en el caso de que una de las personas contrayentes resida en Japón, si la otra reside en España u otro país… podrá instarse el expediente previo en el Registro Civil del municipio o de la circunscripción consular que corresponda a dicho domicilio.
Para iniciar el expediente previo en el Registro Civil Consular de la Embajada española, no es necesario que ambos contrayentes se encuentren personalmente en el país sede de la Embajada; bastará con que sea residente uno de ellos. En caso de que solo uno de los futuros cónyuges resida en Japón u otro país, tras fijar fecha para la entrevista, se realizará audiencia reservada en la Sección Consular de la Embajada a la persona residente, y, si así lo desean los solicitantes, podrá requerirse al Registro Civil del lugar de domicilio del otro contrayente para que realice, por su parte, la correspondiente audiencia.
¿Cuáles Documentos se necesitan para iniciar el expediente de matrimonio?
• Solicitud dirigida al Juez Encargado del Registro Civil (rellenada y firmada por los dos contrayentes).
• Fotocopia de pasaporte o D.N.I. en vigor de ambos contrayentes.
• Certificado de nacimiento de ambos contrayentes (tendrán que ser certificados literales, no en extracto).
• Certificado de empadronamiento de los municipios en los que los contrayentes hayan residido durante los dos últimos años.
Además, en el caso de divorciados será necesario presentar la siguiente documentación:
• Para el contrayente español: certificado de la sentencia de divorcio de los tribunales españoles o certificado literal del Registro Civil español del anterior matrimonio en el que conste ya inscrito el divorcio.
• Para el contrayente no español: certificado del Registro Civil de su país de procedencia. En caso de contrayente de nacionalidad japonesa o de otro país y si es cabeza del Registro Familiar, hacen falta dos certificados del Registro Familiar (Koseki Tohon): 1) Koseki que encabeza la persona interesada; y 2) Koseki de cuando estuvo inscrita en el de los padres.
En caso de viudos, será necesario presentar certificado de defunción del Registro Civil del cónyuge fallecido.
En todos los casos, el contrayente español también necesitará una fotografía (4 x 4 cm.) en caso de no estar previamente inscrito en el Registro de Matrícula Consular de esa Embajada.
Todos los certificados que no estén expedidos en España deberán ser convenientemente legalizados mediante Apostilla de la Haya. Asimismo, los documentos que no sean en español deberán ser traducidos a este idioma de manera oficial (consulte con la Embajada o Consulado de España en el país de procedencia). Si el documento estuviera en lengua japonesa o en cualquier otro idioma distinto del español, bastará con una traducción fiel del contenido del certificado presentado; no será necesario que las traducciones sean oficiales, pero no se admitirán traducciones escritas a mano.
Función del expediente previo
En el expediente previo para la celebración del matrimonio es un trámite imprescindible la audiencia personal, reservada y por separado de cada contrayente, que debe efectuar el instructor, asistido del secretario, para cerciorarse de la inexistencia del
impedimento de ligamen o de cualquier otro obstáculo legal para la celebración (cfr. art. 246 RRC).
La importancia de este trámite ha aumentado en los últimos tiempos, especialmente en los matrimonios entre español y extranjero, en cuanto que por él puede en ocasiones descubrirse el verdadero propósito fraudulento de las partes, que no desean en realidad ligarse con el vínculo matrimonial, sino aprovecharse de la apariencia matrimonial para obtener las ventajas que del matrimonio resultan para el extranjero. Si, a través de este trámite o de otros medios, el encargado llega a la convicción de que existe simulación, no debe autorizar un matrimonio nulo por falta de verdadero consentimiento matrimonial (cfr. arts. 45 y 73-1º CC).
Tramitación del expediente previo
Una vez comprobados los documentos, se procederá a la publicación de edictos por un plazo de 15 días hábiles en los municipios españoles de menos de 25.000 habitantes donde hubieran residido, así como en el tablón de anuncios de la Embajada española de donde reside el cónyuge extranjero.
Transcurridos los plazos preceptivos, se les dará fecha y hora para comparecer en la Embajada con el fin de mantener una entrevista con el Encargado del Registro Civil Consular. En el caso de haber residido en municipios de más de 25.000 habitantes, será necesario la comparecencia, junto a los contrayentes, de un testigo que conozca bien a ambos y que pueda declarar sobre sus intenciones de contraer matrimonio. El testigo también deberá presentar su documento de identidad para identificarse. En caso de nacionales japoneses se admitirá igualmente el pasaporte o carnet de conducir.
Una vez resuelto el expediente de manera favorable, se expedirá el certificado de capacidad matrimonial (en español y japonés) que deberán presentar en el Ayuntamiento japonés para contraer matrimonio, o se remitirá el expediente previo al Registro Civil o Ayuntamiento correspondiente al municipio en España en el que hayan decidido casarse.
Sobre los documentos que el Ayuntamiento japonés o de otro país, pudiera requerir para proceder a formalizar el matrimonio, consulte con la autoridad municipal correspondiente.
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